تبدو لوحة المؤشرات المبنية لفريق مالي جيدة، إلى أن يسأل أحدهم في اجتماع مجلس الإدارة سؤالاً لم يُصمَّم النموذج الأساسي للإجابة عنه أصلاً.
الجزء المرئي من Power BI، أي الرسوم البيانية ولوحات المؤشرات، هو أصغر أجزاء العمل. أما نموذج البيانات الذي يقوم عليه فهو ما يحدد مدى موثوقية الأرقام التي يراها مجلس الإدارة. ويشمل ذلك ترابط الجداول وتعريف المقاييس وتعامل الذكاء الزمني مع التقويمين الهجري والميلادي معاً. نبني النموذج أولاً، ونجعل التصميم المرئي الخطوة الأخيرة.
الاتصال بأنظمة ERP والأنظمة المالية
يتصل Power BI بمعظم منصات ERP، مثل SAP وOracle وDynamics وOdoo، إما مباشرة أو عبر طبقة مستودع بيانات. وبالنسبة إلى الشركات في الرياض، يدور السؤال العملي عادةً حول أمرين. الأول كيفية جلب البيانات الرئيسية ذات التسميات العربية بصورة سليمة. والثاني كيفية توحيد الكيانات المتعددة حين تقدّم تقاريرها بعملات مختلفة أو بهياكل مختلفة لدليل الحسابات. وهذا قرار تصميمي يُتخذ مرة واحدة، ويعتمد عليه كل تقرير يُبنى لاحقاً.
المقاييس وليس العناصر المرئية فقط
يعرّف النموذج المبني جيداً منطق العمل مرة واحدة في مقاييس DAX، بحيث يعني هامش الربح الإجمالي الشيء نفسه في لوحة مؤشرات المدير المالي وفي تقرير المبيعات. أما إذا أُعيد احتساب المقاييس بطريقة غير متسقة من تقرير إلى آخر، فتختلف الأرقام دون أن يلاحظ أحد. وفقدان الثقة في التقارير بسبب ذلك أشد ضرراً من أي عنصر مرئي ناقص.
الحوكمة وهيكل مساحات العمل
عندما يتجاوز استخدام Power BI بضعة تقارير، تتوقف مساحات العمل وصلاحيات الوصول وقواعد التسمية عن كونها تفاصيل إدارية. فهي تحدد قدرة المستخدمين على إيجاد التقرير الصحيح والوثوق به. نُعدّ ذلك عن قصد منذ البداية، حتى لا يتراكم تلقائياً ويتحول إلى فوضى.
مثال افتراضي
لنفترض مجموعة لديها تقارير كثيرة منفصلة في Power BI بناها أشخاص مختلفون على مدى الوقت. يجيب بعضها عن السؤال نفسه بأرقام مختلفة، لأن كل تقرير بُني على مستخرج خاص به. وعند التوحيد على نموذج بيانات محوكم واحد، بتعريف واحد للإيراد وآخر للهامش، يمكن إيقاف التقارير المكررة.
التقارير ثنائية اللغة
يدعم Power BI التسميات العربية والتخطيط من اليمين إلى اليسار والتقارير ثنائية اللغة من النموذج نفسه. وهذا يهم مباشرة مجالس الإدارة والموظفين الذين يعملون بالعربية في الأساس. وهو قرار بناء مقصود وليس خياراً افتراضياً، ويقوم على الانضباط نفسه الذي تقوم عليه تهيئة القوائم المالية العربية.
الأمان على مستوى الصف للأرقام الحساسة
لا ينبغي أن يرى كل مستخدم هامش ربح كل كيان أو عدد موظفي كل منطقة. ويدعم Power BI الأمان على مستوى الصف، الذي يصفّي ما يراه كل مستخدم من التقرير نفسه. وهذا مهم لمجموعة يجب أن يرى فيها المدير الإقليمي أداءه دون الاطلاع على أداء كيان آخر، أو تُحصر فيها الأرقام المرتبطة بالرواتب في قيادة الموارد البشرية والمالية. ويتقرر ذلك أثناء النمذجة، ويقوم على انضباط الوصول نفسه في حوكمة البيانات الأوسع.
تحديث البيانات والاتصال بالمصادر
تعتمد طريقة وصول البيانات إلى Power BI على نوع المصدر. فبعض المصادر يدعم اتصالاً مباشراً يستعلم من المصدر نفسه، وبعضها يحتاج إلى تحديث مجدول. نوضح ذلك منذ البداية. فالمستخدمون الذين يتوقعون بيانات لحظية من تقرير لا يُحدَّث إلا بجدول زمني يفقدون الثقة، كما يفقدونها عند أي فجوة زمنية غير معلنة.