المدار تحتاج اللجنة التوجيهية إلى معرفة الوضع الفعلي للمشروع، لا إلى صورة تبدو أفضل مما يجري على أرض الواقع.
المورد يدير ما يسلّمه، أما مكتب إدارة المشاريع فيدير المشروع نيابة عنكم، وهذه مهمة مختلفة. فهو يلزم المورد بالتزامات كراسة الشروط والعقد، ويتتبع القيمة قياساً على دراسة الحالة العملية، وينسق بين فرقكم الداخلية، ويرفع المشكلات وهي لا تزال صغيرة. وبدونه يقع عبء التطبيق من جانب العميل غالباً على مدير مالي يؤدي عملاً ثانياً بدوام كامل.
ما الذي يتحكم فيه مكتب إدارة المشاريع
يمر النطاق عبر إجراء رسمي للتغيير، فتُسعَّر كل إضافة وتُعتمد وتُرتَّب في التسلسل، بدلاً من أن تُمتص بهدوء في جدول زمني متأخر. ويمر الجدول عبر خطة متكاملة تشمل مهامكم الداخلية وتنظيف البيانات والاختبار والتدريب، لا معالم تهيئة المورد وحدها.
وتُتابَع الميزانية قياساً بصورة الاستثمار كاملة، بما فيها التكاليف الداخلية. وتُسجَّل المخاطر والمشكلات ويُحدَّد مالك لكل منها وتُراجع أسبوعياً، فلا تظهر أمام اللجنة التوجيهية بعد أن تتحول إلى أزمات.
حوكمة المشاريع في المملكة
تحمل مشاريع التطبيق في المملكة متطلبات قد تغفلها خطة عامة لمكتب المشاريع. منها توقيت التسجيل والاعتماد في مرحلة الربط والتكامل للفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). ومنها نوافذ الانتقال في الرواتب المرتبطة بالمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية وببرنامج حماية الأجور، وهي لا تحتمل التأخر عن موعد صرف الرواتب.
ومنها أيضاً إعداد التقارير في نهاية السنة، حيث يهم التقويمان الهجري والميلادي، وإجراء الاختبار والتدريب بالعربية بالتوازي مع الإنجليزية. ويضع مكتب إدارة المشاريع هذه المتطلبات في المسار الحرج بدلاً من اكتشافها متأخراً.
إدارة العلاقة مع المورد
تُعقد اجتماعات الحالة الأسبوعية وفق البنود التي تحددونها لا التي يحددها المورد. وتُقبل المخرجات وفق معايير مكتوبة. ولا تُسدَّد الفواتير إلا عند تحقق المعالم. وتُوثَّق النزاعات والوقائع لا تزال حاضرة.
وليس في هذا عداء. فالموردون الجيدون يرحبون بمكتب مشاريع كفء من جانب العميل، لأنه يزيل الغموض ويرجّح ميزان المعلومات لصالح العميل.
مثال افتراضي
مجموعة صناعية في الرياض في منتصف تطبيق نظام ERP، وتقارير المورد تُظهر أن الحالة خضراء. وتبيّن الخطة المتكاملة لمكتب إدارة المشاريع أن ترحيل البيانات لبعض الكيانات لم يبدأ، وأن الانتقال في الرواتب يقع في أسبوع صرفها، وأن شريك تكامل الفوترة الإلكترونية لم يُتعاقد معه بعد. ويعرض المكتب هذه النقاط على اللجنة التوجيهية مدعومة بالأدلة.
ما الذي تستلمونه
تستلمون خطة مشروع متكاملة، وإجراءً لإدارة التغيير، وتقارير حالة أسبوعية بصيغة تستطيع القيادة قراءتها بسرعة. كما تستلمون سجلاً للمخاطر والمشكلات بأسماء المسؤولين، وتحضير اجتماعات اللجنة التوجيهية وإدارتها، وقبول مخرجات المورد. ويستمر إطار تتبع المنافع بعد الإطلاق إلى مرحلة التشغيل.
إبقاء دراسة الحالة العملية حيّة بعد الإطلاق
لا تنتهي مهمة مكتب إدارة المشاريع عند الانتقال. فالمنافع الموعودة في دراسة الحالة العملية تستمر متابعتها بعد الإطلاق، وتُطبَّق على الوفورات المتحققة الدقة نفسها التي طُبقت على الوفورات المتوقعة.
وإذا لم تتحقق منفعة، يحدد المكتب السبب ويدفع نحو الإصلاح. وقد يكون السبب ميزة غير مستخدمة، أو عملية عادت إلى الطريقة القديمة، أو سير عمل يحتاج إلى إعادة تصميم.