خدمات الامتثال لمرحلة الإصدار من الفوترة الإلكترونية في الرياض

يجب أن تصدر الفواتير من نظام إلكتروني متوافق، لا يدوياً. تتضمن الفواتير الضريبية لمعاملات B2B الرقم الضريبي للبائع والمشتري، وتاريخ الفاتورة ووقتها، وتفاصيل البنود، ونسبة الضريبة ومبلغها، والإجماليات. وتتضمن الفواتير الضريبية المبسطة لمعاملات B2C رمز QR يشفّر اسم البائع والرقم الضريبي والتاريخ والوقت والإجمالي ومبلغ الضريبة. والعربية إلزامية، ويجب أن يمنع النظام التعديل أو الحذف بعد الإصدار.

من أوجه القصور الشائعة فواتير تصدر من Excel بترقيم متسلسل يمكن الكتابة فوقه، وأرقام ضريبية للمشتري مفقودة أو بصيغة خاطئة في فواتير B2B. ومنها أيضاً إشعارات دائنة لا تشير إلى الفاتورة الأصلية، ورموز QR تشفّر البيانات الصحيحة ببنية خاطئة فتفشل في التحقق. وكل منها صغير بمفرده، لكنها مجتمعة تكفي لإخفاق المنشأة في التفتيش.

يُبنى الامتثال داخل نظام ERP أو نظام الفوترة. وسواء كانت المنصة Odoo أو Business Central أو Oracle أو SAP، فإننا نهيئ تصاميم الفواتير بالحقول العربية الإلزامية. ونمنع التلاعب بالفواتير بضوابط في النظام لا بالسياسات وحدها، ونتحقق من بنية رمز QR وفق مواصفات الهيئة بمعاملات اختبارية.

تكمن القيمة العملية في إنجاز مرحلة الإصدار على الوجه الصحيح في أن المرحلة الثانية تصبح امتداداً يمكن إدارته، لا مشروعاً جديداً. فالبيانات الرئيسية النظيفة، والمعالجة الصحيحة لضريبة القيمة المضافة بحسب المنتج والعميل، ونظام يضبط إصدار الفواتير، كلها شروط مسبقة للتكامل. ولذلك نعد مراجعة مرحلة الإصدار الخطوة الأولى في أي عمل على المرحلة الثانية. وتغطي المشورة الأوسع في الامتثال للفوترة الإلكترونية الجانب النظامي إلى جانب عمل الأنظمة.

يثبت الامتثال بالسجلات لا بالنوايا. نتأكد من حفظ أرشيف الفواتير بحيث يمكن استرجاعه طوال المدة المطلوبة. ويجب أن يكون مسار المراجعة الذي يبين أن الفاتورة لا يمكن تغييرها بعد إصدارها قابلاً للإثبات من النظام. كما يجب أن يستطيع أحدكم الرد على استفسار الهيئة بالأدلة خلال الأسبوع نفسه، بدلاً من إعادة بنائها على مدى شهر. ويتصل هذا بدعم الفحص وبوضع التسجيل لديكم، لأن أول ما يختبره التفتيش هو مطابقة سجلاتكم لما قدمتموه للهيئة.