المدار يعمل EPM فوق نظام ERP الخاص بالمعاملات. فهو يأخذ الأرقام الفعلية من Fusion أو من دفاتر أستاذ أخرى، ويدعم العمليات التي تديرها الإدارة المالية فوقها: الموازنات السنوية، والتنبؤات المتجددة، والتوحيد متعدد الكيانات، والتقارير الإدارية، ونمذجة السيناريوهات.
وبالنسبة إلى المجموعات التي تنتقل من Hyperion أو لا تزال توحّد حساباتها في جداول بيانات، قد يكون من أكبر ما يعزز مصداقية الوظيفة المالية أمام مجلس الإدارة.
التخطيط والموازنة
تدعم وحدة Planning الموازنات القائمة على العوامل المحركة، وتخطيط القوى العاملة ورأس المال، والتنبؤات المتجددة مع ضبط الإصدارات وسير عمل الاعتماد. ويتركز التصميم في تحديد العوامل المحركة ومستوى التفصيل. فمجموعة المقاولات تخطط الإيراد بحسب المشروع والمرحلة، وأعمال التوزيع بحسب خط المنتج والمنطقة، وشركة الخدمات بحسب عدد الموظفين ونسبة الاستغلال. وضبط هذا المستوى، بحيث لا يكون عاماً إلى حد فقدان المعنى ولا مفصلاً إلى حد يعجز أحد عن صيانته، هو موضع الجهد في تصميم الموازنة.
التوحيد المالي والإقفال
تؤتمت وحدة Financial Consolidation and Close استبعاد المعاملات بين الشركات، وتحويل العملات الأجنبية، والحصص غير المسيطرة، وقيود التوحيد التي تعدّها المجموعات متعددة الكيانات يدوياً كل شهر. كما تنتج مسار المراجعة الذي يتوقعه المراجعون الخارجيون. ويجب أن تعكس التهيئة هيكل الملكية الفعلي، وأن تعالج مواءمة الفترات الهجرية والميلادية حين تعدّ الكيانات تقاريرها بتقاويم مختلفة.
التقارير الإدارية
تنتج طبقة التقارير في EPM حزم تقارير مجلس الإدارة، وتحليل الانحرافات، ولوحات مؤشرات الأداء بالعربية والإنجليزية، من مجموعة بيانات واحدة محكومة بضوابط واضحة. وقيمة ذلك في الاتساق: فحين ينظر الرئيس التنفيذي والمدير المالي والمجلس إلى الأرقام نفسها المستخرجة بالطريقة نفسها، يتوقف الاجتماع الشهري عن أن يكون جلسة لتسوية الأرقام. ونربط ذلك بتصميم التنبؤ والتقارير الأوسع، لتجيب المخرجات عن الأسئلة التي تطرحها الإدارة العليا.
مثال افتراضي
لنفترض مجموعة صناعية في الرياض لديها عدة كيانات، يذهب معظم وقتها في نهاية الشهر إلى تسوية الأرصدة بين الشركات في جداول البيانات قبل إعداد الحزمة الموحدة. وعند تطبيق EPM Financial Consolidation باستبعادات مؤتمتة وتقويم إقفال موحد، يمكن للفريق المالي أن يتفرغ للتحليل بدلاً من التجميع.
نطاق التطبيق
تختلف مدة مشاريع EPM بحسب الوحدات المختارة. وعامل النجاح الحاسم هو إعادة تصميم العملية قبل تهيئة الأداة. فعملية الموازنة التي تحتاج إلى جولات كثيرة من الأخذ والرد في Excel ستحتاج إلى الجولات نفسها في EPM. ولا يتغير ذلك إلا بإعادة النظر أولاً في عدد التكرارات ومستوى التفصيل وسلسلة الاعتماد.
حوكمة دورة التخطيط
يتيح EPM تشغيل عدة نسخ من التنبؤ، وهذا مفيد فقط إذا حدد أحد عدد النسخ المطلوبة. ونساعد في تحديد تقويم التخطيط، ومالك كل مدخل، والمدة المسموحة لكل خطوة اعتماد، وموعد إقفال النسخة. ودون هذه الضوابط تعيد الأداة إنتاج دورة المراجعة التي لا تنتهي، وكان يفترض أن تحل محلها، لكن بوتيرة أسرع.
من يملك النظام بعد التطبيق
أداة التخطيط التي لا مالك داخلياً لها تتحول تدريجياً إلى جدول بيانات معقد لا يفهمه أحد. ونحدد مبكراً من في الفريق المالي سيملك نماذج EPM وقواعد العمل والتقارير، وندربه على تعديلها بنفسه، فلا يحتاج كل تغيير بسيط في هيكل الموازنة إلى استشاري خارجي.