المدار يتولى دعم عمليات الموارد البشرية الجانب الإداري للتوظيف: عقود العمل وتجديد الإقامات وتتبع الإجازات وسجلات الموظفين. وبذلك يتفرغ فريقكم للقرارات المتعلقة بالموظفين بدلاً من أعمال ورقية لها إجابة صحيحة واحدة ويجب إنجازها في وقتها.
يختلف هذا عن تخطيط القوى العاملة والاستشارات الاستراتيجية للموارد البشرية، وكلاهما يعتمد على التقدير المهني. ويختلف أيضاً عن إسناد الرواتب، وهو وظيفة ذات صلة لها نطاقها المستقل. وكثيراً ما يُنسَّق الاثنان ضمن ترتيب المكتب المالي الافتراضي نفسه.
ما الذي يُسند إلينا
تنتقل إلى الفريق الخارجي إدارة عقود التوظيف، وتتبع تجديد الإقامات ورخص العمل، وإدارة أرصدة الإجازات، وأوراق التوظيف والمغادرة، وصيانة سجلات الموظفين. وتُتابع المواعيد والمتطلبات النظامية في نظام واحد بدلاً من الاعتماد على الذاكرة أو جداول بيانات متفرقة.
تتبع الإقامات والتصاريح
قد تترك الإقامة المنتهية الموظف غير قادر على العمل بصورة نظامية، وقد تعرّض المنشأة لغرامات. وتتبع مواعيد التجديد مع تزايد عدد الموظفين عمل كبير الحجم ولا يحتاج إلى تقدير كبير، وتناسبه الإدارة الخارجية المنهجية أكثر من الاعتماد على شخص داخلي واحد يتذكر كل تاريخ.
حفظ السجلات الذي يدعم تقارير التوطين
تدعم سجلات الموظفين الدقيقة والمحدثة، بحسب الجنسية والتصنيف الوظيفي، تقارير برنامج نطاقات ومتابعة نسب التوطين. وهذا يربط العمل التشغيلي بتخطيط القوى العاملة، الذي يحتاج إلى بيانات أساسية موثوقة بدلاً من تقديرات يُعاد بناؤها.
مثال افتراضي
لنفترض شركة تجزئة في الرياض يقتصر تتبع تجديد الإقامات فيها على التقويم الشخصي لموظف موارد بشرية واحد، ثم يخرج هذا الموظف في إجازة طويلة. فتنتهي عدة إقامات دون أن ينتبه أحد. وأصل المشكلة عملية تعتمد على شخص واحد.
التنسيق مع المنصات الحكومية
تعمل إدارة الموارد البشرية في المملكة اليوم عبر منصات حكومية مثل قوى ومقيم وأنظمة التأمينات الاجتماعية، ولكل منها متطلباته وأوقات معالجته. ونحتفظ بمواعيد كل منصة وحالات التأخير المعروفة في قائمة تحقق ثابتة. وبذلك لا تُقدَّم التجديدات متأخرة عما ينبغي، ولا تبقى المعرفة عند شخص واحد.
قياس جودة الخدمة بمؤشرات محددة
يمكن قياس جودة الخدمة بمؤشرات محددة، مثل مواعيد التجديد المنجزة دون تأخير، والمدة التي تستغرقها أوراق التوظيف، ووقت الرد على استفسارات الموظفين. وهذا يجعل الجودة واضحة بدلاً من انطباع ذاتي يمكن لأي طرف الجدل فيه.
التعامل مع الحالات الخاصة
يحتاج الموظفون بعقود محددة المدة أو المنتقلون بين كيانات المجموعة إلى معالجة تختلف عن الحالة القياسية. ونكتب هذه الحالات في الإجراءات بدلاً من معاملتها كاستثناءات ارتجالية، فلا يتكرر الخطأ نفسه عند تغير المسؤول عن الملف.