التقارير الإدارية لمجلس الإدارة والقيادة في الرياض

قبل إنتاج أي تقرير، نحدد القرارات التي تتخذها القيادة بانتظام والمعلومات التي تنقص هذه القرارات حالياً. فالشركة التجارية التي تتابع الهامش بحسب خط المنتج تحتاج إلى تقرير يختلف عن تقرير شركة الخدمات التي تتابع نسبة استخدام الموظفين وربحية المشاريع. والحزمة العامة لا تخدم أياً منهما جيداً.

للقيادة السعودية يعني هذا عادة نسختين، عربية وإنجليزية، من البيانات الأساسية نفسها. وتُنسق النسختان لمجلس يضم أعضاء غير تنفيذيين، يحتاجون إلى الوضوح أكثر من العمق التقني. انظروا أيضاً التقارير المالية العربية.

التقرير الذي يتغير تنسيقه ومقاييسه كل شهر يضطر القيادة إلى إعادة تعلم قراءته، فتتآكل فائدته مهما كانت جودة البيانات. ولذلك نثبّت هيكلاً متسقاً متى ثبتت صحته، ولا نغيّره إلا عن قصد.

عندما تكون احتياجات التقارير شهرية ومستقرة، تكون هذه الخدمة المسندة غالباً أنسب من بناء منصة ذكاء الأعمال كاملة. وعندما تكون الاحتياجات استكشافية أو تتطلب وصولاً فورياً إلى البيانات، يكمّل النهجان أحدهما الآخر.

جودة تنسيق التقرير أقل أهمية من نظافة بيانات دفتر الأستاذ واتساقها. فالتقرير جيد التنسيق المبني على ترميز غير متسق للمعاملات يضلل ولا يفيد. ولذلك نقيّم جودة البيانات قبل اعتماد صيغة التقرير، استناداً إلى الأساس الذي تغطيه المحاسبة المسندة.

ليس كل رقم تراه القيادة مثيراً للاهتمام يستحق مكاناً في تقرير متكرر. ونفرّق بين ما يستحق تتبعاً منتظماً وما يُعالج بصورة أفضل كتحليل منفرد، بالانضباط نفسه المتبع في تحليلات مؤشرات الأداء. والتقرير المزدحم بمقاييس نادرة الاستخدام يُتصفح ولا يُقرأ.

قد يستمر إنتاج تقرير كان مفيداً قبل عام كل شهر، بعد أن توقف الجميع عن قراءته. والسؤال الدوري عن التقارير التي تُفتح وتلك التي تُنتج بحكم العادة يوفر الوقت للتقارير التي تهم.

استخدام المصطلح نفسه للمفهوم نفسه في كل تقرير يبدو تفصيلاً صغيراً، لكنه يمنع الالتباس. فإذا سمّى أحد التقارير رقماً ما «إجمالي الربح» وسمّاه تقرير آخر «هامش الربح»، فقد لا يدرك القارئ أنهما مقياسان مختلفان.