المدار خدمت أدوات Hyperion Planning وHFM وEssbase المجموعات في الرياض سنوات طويلة، لكن استثمار Oracle انتقل إلى EPM Cloud، والدعم للنسخ المثبتة داخل المنشأة محدود. وغالباً ما يفرض الجدول الزمني قرار الترحيل، فالذي يبقى بيدكم هو تنفيذه بتأنٍّ.
الخطر الأكبر في القواعد التي كتبها أشخاص غادروا الشركة منذ ذلك الحين. ويجب مراجعتها وفهمها قبل نقل أي شيء، لأن نسخها دون فحص ينقل الحلول الالتفافية للمنصة القديمة إلى الجديدة.
مراجعة ما لديكم
المرحلة الأولى جرد: أي التطبيقات قيد التشغيل، وأي قواعد الأعمال ما زالت تعمل، وأي التقارير مستخدمة وأيها يُولَّد ويُهمَل، وأي الحسابات تعتمد على هياكل أعضاء لم تعد تعكس واقع العمل. وتحتوي كثير من بيئات Hyperion على نماذج غير مستخدمة وقواعد حلت محلها قواعد أخرى. وترحيلها ينقل التكلفة والتعقيد إلى المنصة الجديدة بلا سبب.
إعادة البناء أم النسخ
يغري النسخ المباشر لأنه يبدو أقل مخاطرة، لكنه ينقل كل حل التفافي قديم إلى منصة قد لا تحتاج إليه. ونقيّم كل قاعدة مهمة ونقرر معكم هل هي متطلب عمل يستحق إعادة البناء، أم أثر من المنصة القديمة ينبغي إيقافه. ونتحقق قاعدةً قاعدة مما إذا كانت وظائف التوحيد في EPM Cloud تغني عن قاعدة مخصصة بعينها.
البيانات والتاريخ
تحديد حجم البيانات التاريخية المرحّلة قرار له كلفته. والأسلوب الشائع نقل عدد من السنوات من الأرقام الفعلية مع دورات الموازنة والتنبؤ الحالية، وأرشفة الباقي بتنسيق يسهل الوصول إليه. وتُجرى التسوية على كل مستوى، بحسب الكيان والحساب والفترة، حتى يمكن مطابقة أول إقفال على EPM Cloud بآخر إقفال على Hyperion.
مثال افتراضي
لنفترض شركة قابضة في الرياض تشغّل HFM للتوحيد، مع حسابات في Essbase كتبها استشاري غادر منذ ذلك الحين. ولا يستطيع أحد في الفريق المالي شرح قاعدتين من قواعد الاستبعاد. وقد تكشف المراجعة أثناء الترحيل أن القاعدتين تعودان إلى هيكل ملكية تغيّر لاحقاً، وهذا يوضح لماذا قد تكون إعادة بناء القاعدة أسلم من نسخها.
التشغيل الموازي والانتقال
يعمل تطبيق EPM الجديد إلى جانب Hyperion طوال إقفال كامل ودورة موازنة، وتُبحث الانحرافات وتُفسَّر بدلاً من قبولها. ولا يحدث الانتقال إلا عندما ينتج النظامان الأرقام نفسها، ويستطيع الفريق المالي تشغيل المنصة الجديدة دون إبقاء القديمة شبكة أمان. ويرتبط ذلك بتصميم عملية التوحيد.
إعادة النظر في تقويم الإقفال أثناء الترحيل
يتقبل فريق المالية أثناء الترحيل تغييرات على عملية إقفال يديرها بالطريقة نفسها منذ سنوات. وهي فرصة لمراجعة التسويات التي ما زالت تستحق مكانها، وخطوات الاعتماد التي تضيف رقابة وتلك التي تضيف تأخيراً فقط. ويتصل ذلك بتحسين العمليات الأوسع وبتصميم التقارير، لأن نقل عملية غير كفؤة إلى منصة أفضل يُبقي عدم الكفاءة بتكلفة ترخيص أعلى.