المدار شركة بدأت بعشرة أشخاص في مكتب مشترك قرب السليمانية وأصبحت الآن خمسين موظفاً عبر طابقين في مركز الملك عبدالله المالي عادة ما لم تعد أبداً لإعادة تصميم الهيكل الذي كان منطقياً بالحجم الأصغر.
يعتمد هذا على تخطيط القوى العاملة لمدخلات عدد الموظفين والمهارات التي يحتاج العمل بها، ويتصل بشكل وثيق بـتحسين عمليات الأعمال، لأن تصميم التنظيم وتصميم العملية مرتبطان بعمق، عملية مُعاد تصميمها تتطلب عادة أدواراً مُعاد تصميمها لتنفيذها فعلياً.
لماذا تتوقف الهياكل التي عملت بحجم واحد عن العمل بحجم آخر
هيكل مسطح بالجميع يرفعون تقاريرهم مباشرة للمؤسس يعمل بشكل معقول بعشرة أشخاص ويخلق عنق زجاجة حقيقياً بخمسين، حيث يصبح المؤسس بهدوء القيد على كل قرار يتطلب موافقته الشخصية بغض النظر عن مدى ضآلته.
ما الذي يحدده تصميم الأدوار الجيد فعلياً
مساءلة واضحة لكل دور بدلاً من مسؤولية متداخلة لا يملكها أحد فعلياً عملياً، وخطوط تقارير تطابق فعلياً كيفية اتخاذ القرارات فعلياً، ونطاق دور ليس ضيقاً جداً بحيث يخلق تسليمات غير ضرورية ولا واسعاً جداً بحيث لا يستطيع أحد تنفيذه جيداً.
سيناريو سعودي شائع
عمل عائلي في جدة ينتقل من إدارة المؤسس إلى إدارة احترافية غالباً ما يحتاج هيكلاً مُعاد تصميمه فعلياً بصلاحية مُفوّضة واضحة، وليس فقط مسميات وظيفية جديدة مُضافة فوق نفس نمط صنع القرار غير الرسمي الأساسي الذي كان موجوداً من قبل.
ما الذي نُسلّمه
هيكل تنظيمي مُعاد تصميمه وتعريفات أدوار تُطابق حجمك واستراتيجيتك الفعليين الحاليين، ويتصل بـإدارة الأداء لكيفية قياس الأداء مقابل تلك الأدوار المحددة فعلياً للأمام.
اختبار التصميم قبل الالتزام الكامل به
بدلاً من طرح هيكل مُعاد تصميمه بالكامل عبر المؤسسة بأكملها دفعة واحدة، تجريبه في قسم واحد أولاً يكشف مشكلات عملية، فجوة مساءلة لم يتوقعها أحد، خط تقارير لا يعمل يومياً، بينما لا تزال رخيصة الإصلاح.
توثيق المنطق وليس فقط المخطط الجديد
مخطط تنظيمي جديد دون المنطق خلف كل تغيير يميل لإعادة تفسيره بشكل مختلف من قِبل أشخاص مختلفين خلال أشهر. توثيق سبب تحديد نطاق كل دور بالطريقة التي حُدد بها يحافظ على النية القصد بعد وقت طويل من نسيان محادثة إعادة التصميم الأصلية.
الأعمال العائلية في جدة والمنطقة الشرقية التي تنتقل من قيادة المؤسس إلى إدارة احترافية تحتاج عادة أكبر إعادة تصميم جوهرية، لأن أنماط صنع القرار غير الرسمية المتراكمة عبر سنوات غالباً ما تكون مُترسخة بعمق يتجاوز بكثير ما يُظهره المخطط التنظيمي الرسمي الحالي.