تصميم إطار تفويض الصلاحيات في الرياض

في الشركة الأصغر التي يديرها مؤسسها، تكون صلاحية الاعتماد واضحة عادة لأنه يعتمد كل شيء تقريباً بنفسه. ومع نمو الشركة وانتقال الاعتماد إلى رؤساء الأقسام والمديرين الإقليميين، يبدأ الفهم غير الرسمي لمن يعتمد ماذا بالاختلاف من شخص إلى آخر. ولا ينتبه أحد لذلك حتى يظن شخصان أن لكليهما صلاحية اعتماد العقد نفسه، أو لا يظن أحد أن لديه الصلاحية فيتوقف القرار.

يحدد الإطار لكل نوع من المعاملات (المشتريات والنفقات الرأسمالية وتغييرات الرواتب وتوقيع العقود والمعاملات البنكية) حد الاعتماد بالقيمة. ويسمّي من يملك الصلاحية عند كل حد، ويبين ما إذا كان يلزم اعتماد ثانٍ عند تجاوز حد أعلى. كما يغطي ما يُعمل به حين يغيب المعتمد الأساسي.

يحتاج إطار التفويض إلى التحديث كلما تغيّر الهيكل التنظيمي، كتعيين مدير إقليمي جديد أو إعادة هيكلة قسم أو إلغاء دور. وإلا ابتعد تدريجياً عن الواقع، كما يبتعد إطار الضوابط الداخلية القديم.

يغطي الإطار المصمم تصميماً جيداً أيضاً ما يحدث حين لا تتوفر قنوات الاعتماد المعتادة، كسفر المعتمِد أو تعطل النظام أثناء إقفال نهاية الشهر، دون تعليق الضوابط تحت الضغط. ووجود مسار تفويض طارئ واضح ومتفق عليه مسبقاً يمنع الناس من تجاوز الاعتماد كلياً، لأن العملية الموثقة لم تتوقع هذا الاضطراب.

ينبغي أن تعكس الحدود ما يؤديه كل دور. فقد يحتاج مدير إقليمي يشرف على علاقات الموردين في عملية صناعية إلى صلاحية مشتريات أعلى من دور بمسمى مماثل في مكتب مبيعات أصغر. والحد الموحد للدورين قد يقيّد أحدهما أكثر من اللازم أو يُبقي الآخر دون رقابة كافية.