المدار حين تخطئ شركة تجارية في الرياض في تقارير ضريبة القيمة المضافة، يعود السبب في الغالب إلى طريقة إعداد دليل الحسابات والهيكل الضريبي في البداية.
المحاسبة هي الوحدة التي يبدأ بها كل تطبيق Odoo، لأن كل وحدة أخرى ترحّل قيودها إليها. فالمبيعات والمشتريات وحركات المخزون والرواتب تولّد جميعها قيود اليومية، وإذا كان هيكل الحسابات الأساسي خاطئاً ورث كل قيد منها المشكلة.
تصميم دليل حسابات سعودي
يأتي Odoo بقالب لدليل حسابات سعودي، وهو نقطة انطلاق نكيّفها مع نشاطكم. نضيف حسابات أو وسوماً تحليلية لتقارير مراكز التكلفة والمشاريع والفروع. ونبني هيكل الحسابات بحيث يكون تصنيف ضريبة القيمة المضافة تلقائياً لا قراراً يدوياً في كل معاملة. ونُظهر بنود الوعاء الزكوي، ليُستخرج الاحتساب السنوي من تقرير بدل إعادة بنائه من ميزان المراجعة.
ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية
تغطي تهيئة الضريبة المعاملات الخاضعة للنسبة الأساسية، والصفرية، والمعفاة، وخارج النطاق، وتُعيَّن افتراضياً حسب نوع المنتج والعميل. فلا يتخذ المستخدمون قرارات ضريبية في كل معاملة. وتُستخرج بيانات الإقرار من دفتر الأستاذ مباشرة لأغراض التقديم. أما الفوترة الإلكترونية في مرحلة الربط والتكامل فتعمل عبر وحدة مخصصة تنتج ملف XML متوافقاً، وتطبّق ختم التشفير، وتتولى الاعتماد والإبلاغ لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
التسوية البنكية والذمم الدائنة
يستورد Odoo كشوف الحساب البنكية ويطابق المعاملات تلقائياً مع الفواتير والمدفوعات بقواعد قابلة للتهيئة، فتصبح التسوية مراجعةً للحالات المستثناة فقط. وتدعم الذمم الدائنة دفعات مجمّعة، ونتحقق أثناء التطبيق من صيغة ملف الدفع المناسبة لبنككم ونختبرها. وتتيح شروط الدفع وإجراءات المتابعة متابعة آلية لتحصيل الذمم المدينة.
مثال افتراضي
تخيّلوا شركة خدمات في الرياض تدير محاسبتها ببرنامج مكتبي وتحتسب ضريبة القيمة المضافة في جدول بيانات كل ربع سنة. عند ضبط قواعد ضريبية افتراضية على مستوى المنتج والعميل، مع وحدة فوترة إلكترونية معتمدة، يمكن استخراج الإقرار الربع سنوي من النظام. ويختفي التصنيف اليدوي لكل معاملة، وهو الموضع الذي تدخل منه الأخطاء.
التقارير والإقفال
تتوفر التقارير المالية القياسية بالعربية والإنجليزية، مع إمكانية الانتقال إلى المعاملة الأصلية. وتشمل دفتر الأستاذ العام، وميزان المراجعة، وأعمار الذمم المدينة والدائنة، وقائمة الدخل، وقائمة المركز المالي. ويُنظَّم إقفال الفترة كتسلسل موثق، مع تواريخ إقفال تمنع الترحيل بأثر رجعي، فلا يعتمد على ذاكرة شخص واحد فيما يجب فحصه.
المحاسبة التحليلية لرؤية إدارية أوضح
تعمل طبقة المحاسبة التحليلية في Odoo بالتوازي مع دفتر الأستاذ النظامي، ويمكن بها وسم التكلفة والإيراد حسب المشروع أو القسم أو الفرع أو العميل دون تشويه دليل الحسابات. وفي أعمال الخدمات أو المقاولات في المملكة تظهر هنا ربحية المشاريع. ويبدأ إعدادها الجيد بتحديد الأبعاد التي تؤثر في القرارات. وهذه مسألة تصميم تقارير، وجوابها أساس موازنة مفيدة على مستوى المشاريع والأقسام.
الرقابة الداخلية وفصل المهام
النظام المحاسبي الذي لا يضبط الصلاحيات يتيح لأي مستخدم إنشاء مورد وإدخال فاتورة واعتماد الدفعة. ونهيئ أدوار وصول تفرض فصل المهام بما يناسب حجم فريقكم، ونستخدم قواعد الاعتماد لتحديد حدود الصلاحيات. ويبحث المراجع الخارجي عن هذه الضوابط، وهي تحدّ من الأخطاء ومخاطر الاحتيال.