إعداد السياسات والإجراءات في الرياض

يصف القالب الجاهز عمليات شركة عامة وليس عملياتكم، ويتعلم الموظفون بسرعة تجاهل توثيق لا يعكس كيفية إنجاز العمل. وحين يدرك الموظفون أن سياسة واحدة غير واقعية، تتآكل مصداقية بقية السياسات في الدليل، حتى الدقيقة منها.

تُكتب الإجراءات انطلاقاً من كيفية سير العملية اليوم، وتُحسَّن في المواضع التي تستحق فيها الفجوة المعالجة. والهدف تجنب وصف طموح لعملية مثالية لا يتبعها أحد في الشركة.

يجب أن تواكب السياسات صلاحيات الاعتماد والضوابط المالية التي تعمل بموجبها إدارتكم المالية. فالسياسة التي تذكر حد اعتماد أو دوراً لم يعد يطابق هيكلكم التنظيمي هي بحد ذاتها فجوة موثقة تنتظر من يكتشفها.

يبقى التوثيق النهائي موجزاً ومنظماً بحسب الدور، بدلاً من دليل واحد ضخم لا يقرأه أحد. وبذلك يجد الموظف الجديد أو مالك العملية الإجراء المتعلق بعمله بسرعة.

الهدف أن يتمكن موظف جديد من تنفيذ مهمته بالرجوع إلى الدليل وحده. فلا يحتاج إلى سؤال زميل أقدم عن الطريقة المتبعة، لأن الوثيقة لم تعد تعكس الممارسة.