إعداد كراسة شروط ERP في الرياض

خذوا متطلباً مثل: "يجب أن يدعم النظام تعدد العملات". صيغته الأدق: "يجب أن يسجّل النظام فاتورة شراء بالريال مقابل أمر شراء باليورو، وأن يعيد تقييم الالتزام المفتوح في نهاية الشهر بالأسعار المرجعية للبنك المركزي السعودي. ويجب أن يُسجَّل فرق العملة في حساب منفصل في دفتر الأستاذ العام."

الفرق بينهما هو الفرق بين "نعم" وإجابة يمكن إثباتها. تُكتب المتطلبات بالمستوى الثاني من التحديد، ومن معاملاتكم الفعلية، فعلى الموردين إثبات إجاباتهم بدل الاكتفاء بادعائها.

تتضمن كل كراسة قسماً مخصصاً لمتطلبات المملكة. ويشمل هذا القسم نهج مرحلة الربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) وحالة الاعتماد، وإصدار الفواتير والتقارير بالعربية، والتعامل مع التاريخ الهجري، والهياكل المالية الجاهزة للزكاة، والربط مع التأمينات الاجتماعية وبرنامج حماية الأجور، وإقامة البيانات.

وعلى الموردين بيان طريقة تلبية كل بند: بتهيئة قياسية، أو بإضافة من شريك، أو بتطوير مخصص. فهذا الفرق يحدد التكلفة والمخاطر معاً.

تحدد الكراسة أيضاً طريقة عرض الأسعار: الترخيص منفصلاً عن التطبيق، والتطبيق مفصلاً حسب المرحلة، والدعم مسعّراً للسنوات اللاحقة، وأسعار طلبات التغيير معلنة مسبقاً.

كما تحدد معايير القبول، ومراحل الدفع المرتبطة بتسليم المخرجات، ومعلومات العملاء المرجعيين وفريق التسليم في المملكة، وعلى كل مقدم عرض أن يوفرها.

حزمة كاملة للكراسة تضم: جدول متطلبات مرجّحاً بالأولوية، واستبيان امتثال سعودياً، وسيناريوهات مكتوبة للعروض التوضيحية، وقالباً للاستجابة التجارية، وإطار تسجيل للتقييم، وجدولاً زمنياً للإصدار والتوضيح والاستجابة والتقييم.

بين الإصدار والاستجابة سيطرح مقدمو العروض أسئلة، وطريقة التعامل معها تحدد جودة ما يصلكم. نعمّم كل سؤال وإجابة على جميع المتقدمين كتابياً، فلا يحصل أي مورد على أفضلية في المعلومات.

وبذلك تُبنى جميع العروض على الفهم نفسه لمتطلباتكم. كما يتكوّن سجل يحميكم إذا نشأ نزاع بعد توقيع العقد.

تُصاغ أفضل الكراسات بحيث تصبح استجابة المورد الفائز ملحقاً ملزماً بالعقد. فيصبح كل التزام بالامتثال للمتطلبات السعودية، وكل جدول زمني، وكل سعر ورد في الاستجابة شرطاً تعاقدياً، لا وعداً تسويقياً.

وهذا يغيّر طبيعة أي خلاف لاحق حول ما وُعد به.