المدار قد تبدو ضوابط الشركة الموثقة جيدة على الورق، ثم تظهر صورة مختلفة حين يتحقق أحد مما يفعله الموظفون كل يوم.
ويرتبط هذا الأمر بخدمة إسناد المراجعة الداخلية، لأن مراجعة الضوابط غالباً ما تكون العمل الأول الأكثر تركيزاً قبل برنامج مراجعة كامل. كما تدعم موقفكم في الامتثال التنظيمي، إذ تؤكد أن العمليات تعمل كما تصفها المستندات.
مثال افتراضي
لنفترض أن سياسة الدفع تشترط توقيعين فوق حد معين، بينما يعتمد شخص واحد المدفوعات وينفذها لأن ذلك أسرع. لا تظهر هذه الفجوة من قراءة دليل السياسات. وإنما تظهر حين يتتبع أحد العملية من أولها إلى آخرها ويراقب ما يجري.
ما الذي تختبره المراجعة
نتتبع العمليات الرئيسية، مثل المشتريات والمدفوعات والرواتب والاعتراف بالإيرادات، ونختار عينات من المعاملات الفعلية ونقارنها بمتطلبات الضوابط الموثقة. ونقابل من يشغّل العملية يومياً، وليس المدير الذي كتب السياسة وحده. وعادة تكمن الملاحظات في الفرق بين ما يصفه مالك العملية وما تظهره عينة المعاملات.
أين تظهر الفجوات غالباً
قد ينهار الفصل بين المهام في فرق المالية الصغيرة التي يتولى فيها شخص واحد عدة أدوار. وهذا ليس خطأً في ذاته، لكنه يتطلب ضابطاً تعويضياً حين يتعذر الفصل المثالي. ومن النقاط التي تستحق الاختبار أيضاً صلاحيات الوصول إلى أنظمة تقنية المعلومات، فقد تُمنح بشكل صحيح عند التعيين ثم لا تُراجع بعد تغيير الدور أو الترقية.
الانتقال إلى إطار رسمي
حين تظهر الفجوات في عدة مجالات عمل، يكون الأجدى غالباً الانتقال من الإصلاحات المنفردة إلى تصميم إطار الضوابط الداخلية. فهذا العمل يعالج البنية الأساسية بدلاً من علاج كل ملاحظة عند ظهورها.