خدمات مراجعة الضوابط الداخلية لاكتشاف الثغرات مبكراً

قد تتطلب سياسة الدفع توقيعين فوق حد معين، لكن في الواقع يعتمد شخص واحد المدفوعات ويعالجها لأن ذلك أسرع ولم يعترض أحد على هذا الاختصار. هذا النوع من الفجوة غير مرئي من قراءة دليل السياسات ولا يظهر إلا عندما يمشي شخص فعلياً عبر العملية من البداية للنهاية ويراقب ما يحدث وليس ما يُفترض أن يحدث.

نمشي عبر العمليات الرئيسية، المشتريات والمدفوعات والرواتب والاعتراف بالإيراد، ونأخذ عينات من معاملات فعلية مقابل متطلبات الضوابط الموثقة، ونجري مقابلات مع من يُشغّل العملية يومياً وليس فقط المدير الذي كتب السياسة. الفجوة بين ما يقوله مالك العملية إنه يحدث وما تُظهره عينة من المعاملات فعلياً هي عادة حيث تكمن الملاحظات الحقيقية.

الفصل بين المهام يميل للانهيار أولاً في فرق المالية الصغيرة حيث يحتاج شخص واحد فعلياً لتغطية أدوار متعددة، وهو ليس خطأً بطبيعته لكنه يحتاج ضابطاً تعويضياً إذا لم يكن الفصل المثالي عملياً. صلاحيات الوصول لتقنية المعلومات التي أُعدت بشكل صحيح عند التوظيف لكن لم تُراجع أبداً بعد تغيير دور أو ترقية هي الملاحظة الأكثر شيوعاً الثانية عبر المراجعات التي نجريها.

بمجرد تحديد الفجوات عبر عدة مجالات عملية، غالباً ما يستحق الانتقال من الإصلاحات الفردية إلى تصميم إطار الضوابط الداخلية، الذي يعالج الهيكل الأساسي بدلاً من ترقيع كل ملاحظة بشكل مستقل كلما ظهرت. هذا الانتقال من الإصلاح التفاعلي إلى التصميم الاستباقي عادة ما يوفر وقتاً وجهداً كبيرين على المدى المتوسط.