المدار تبدأ معظم مشاريع تطبيق Fusion بالمالية، لأن كل وحدة أخرى ترحّل قيودها إليها. وتصميم دفتر الأستاذ الجيد يتيح للمشتريات والمشاريع والموارد البشرية الاندماج بعده بسلاسة، بينما ينقل التصميم الضعيف تنازلاته إلى كل وحدة لاحقة.
ولذلك نعد مرحلة التصميم أكثر مراحل البرنامج أثراً. وفيها يُحسم دليل الحسابات، وتهيئة الضريبة، والتكامل البنكي.
تصميم دليل الحسابات ودفتر الأستاذ
يجب أن يخدم دليل الحسابات في المملكة ثلاثة أغراض معاً. الأول هو التقارير الإدارية بحسب خط العمل والمنطقة. والثاني هو التقارير النظامية وفق المعايير الدولية للتقرير المالي (IFRS) المعتمدة من الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين (SOCPA). والثالث هو احتساب الزكاة، وهو يتطلب وضوحاً في تحديد بنود الوعاء الزكوي. نصمم هياكل القطاعات بحيث تخرج الأغراض الثلاثة من دفتر الأستاذ نفسه دون جداول بيانات جانبية، وبحيث يمكن إضافة كيانات جديدة لاحقاً دون إعادة تصميم.
الضريبة والفوترة الإلكترونية
تغطي تهيئة ضريبة القيمة المضافة المعاملات الخاضعة للنسبة الأساسية، والخاضعة للنسبة الصفرية، والمعفاة، والخارجة عن النطاق، مع التقارير اللازمة لدعم تقديم الإقرار مباشرة من النظام. وتُهيَّأ فواتير الذمم المدينة لتصدر بالعربية والإنجليزية، مع رمز الاستجابة السريعة والبيانات المهيكلة التي تتطلبها مرحلة الربط والتكامل (المرحلة الثانية) من الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). ويُبنى التكامل مع منصة الهيئة ويُختبر، وتُستكمل إجراءات الربط ضمن نطاق التطبيق بدلاً من تأجيلها.
التكامل البنكي وإدارة النقد
لكل بنك سعودي تنسيقاته الخاصة لملفات الدفع وكشوف الحساب. نهيئ إدارة النقد لاستيراد كشوف البنك وتسويتها تلقائياً، ونهيئ الذمم الدائنة لإنتاج ملفات الدفع بالتنسيقات التي تقبلها بنوككم. وبذلك تتوقف دفعات الموردين والتسويات عن أن تكون يدوية. وحيثما توجد وظيفة خزينة، يرتبط ذلك بها مباشرة.
مثال افتراضي
لنفترض مجموعة توزيع في الرياض تطبق المالية على عدة كيانات. يقوم دليل حسابات المجموعة على قطاع للكيان القانوني وقطاع لخط العمل وقطاع لمركز التكلفة، وتُوسم الأرصدة ذات الصلة بالزكاة على مستوى الحساب الطبيعي. وفي نهاية السنة يمكن لمستشار الزكاة لدى المجموعة استخراج الوعاء الزكوي من تقرير قياسي، بدلاً من إعادة بنائه من موازين المراجعة.
الأصول الثابتة وإقفال الفترة
تُهيَّأ الأصول الثابتة وفق طرق الاستهلاك والأعمار الإنتاجية التي تحددها سياستكم، مع دفاتر منفصلة حيث تختلف المعالجة الزكوية عن المعالجة المحاسبية. ويُنظَّم إقفال الفترة في قائمة تحقق موثقة بتسلسل إقفال الدفاتر الفرعية، ليصبح إقفال نهاية الشهر عملية قابلة للتكرار لا تعتمد على خبرة شخص واحد.
المعاملات بين الشركات وتعدد الكيانات
في المجموعات، تظهر قيمة تصميم المالية في المعاملات بين الشركات. تُهيَّأ التجارة بين الكيانات لتولّد تلقائياً قيوداً مدينة ودائنة متطابقة، مع قطاعات الموازنة التي تجعل الاستبعاد عند التوحيد وظيفة في النظام لا عملاً في جدول بيانات. وهنا أيضاً تتحدد جاهزية التوحيد، قبل وقت طويل من تشغيل أي أداة توحيد.
التقارير لمختلف الجهات
تختلف احتياجات الجهات التي تقرأ القوائم المالية للمنشأة. فالمراجع الخارجي يريد قوائم وفق المعايير الدولية، والهيئة تريد الوعاء الزكوي، والبنك يريد نسباً مالية محددة، والمجلس يريد ملخصاً بالعربية. نصمم طبقة التقارير بحيث تخرج هذه التقارير جميعها من دفتر الأستاذ نفسه، بدلاً من إعداد كل منها على حدة.