تهيئة الفاتورة بالعربية في الرياض

أكثر الفجوات شيوعاً بيانات ملف الأصناف الرئيسي. فقد يعرض النظام كل العناوين والتسميات بالعربية، ومع ذلك تصدر الفاتورة وأوصاف بنودها بالإنجليزية فقط، لأن أحداً لم يعبّئ الأوصاف العربية في ملف المنتجات. وإصلاح ذلك عمل على البيانات قد يشمل آلاف الأصناف. ولهذا نقيّم اكتمال ملف الأصناف قبل الاتفاق على موعد تشغيل الفاتورة العربية.

التخطيط من اليمين إلى اليسار أكثر من مجرد عكس للاتجاه. فالأرقام ومبالغ العملات ورموز المنتجات اللاتينية تبقى من اليسار إلى اليمين داخل المستند العربي. ويحتاج النص مختلط الاتجاه إلى معالجة ثنائية الاتجاه صحيحة، وإلا ظهر بترتيب مشوش. ويهم اختيار الخط أيضاً، إذ يجب أن يعرض العربية سليمة في ملف PDF وفي الطباعة، وبعض خطوط التقارير الافتراضية لا يفعل ذلك.

يجب أن يطابق اسم البائع القانوني بالعربية السجل التجاري تماماً، وينطبق ذلك على اسم المشتري في الفواتير الضريبية بين الشركات. وتتبع العناوين صيغة العنوان الوطني السعودي: رقم المبنى والشارع والحي والمدينة والرمز البريدي. ومطابقة هذه الحقول بالسجل التجاري سهلة، ولذلك يظهر أي اختلاف عند المراجعة.

نختبر القالب المهيأ على كل نوع من الفواتير التي تصدرها المنشأة: أوصاف الأصناف الطويلة التي تلتف على أكثر من سطر، والفواتير متعددة الصفحات، والإشعارات الدائنة، والعملات الأجنبية، وبنود النسبة الصفرية والبنود المعفاة. ونختبر كذلك المخرجات المطبوعة على الأجهزة المستخدمة، فقد يظهر القالب سليماً في معاينة PDF ثم يتعطل على الطابعة الحرارية. ويرتبط هذا بتهيئة التقارير العربية الأوسع في النظام.

ترجمة آلاف أوصاف الأصناف هي الجزء الذي يخشاه كثير من الفرق، وحسن الترتيب يجعلها قابلة للإدارة. نبدأ بحسب حجم المعاملات لتكون الأصناف الواردة في معظم الفواتير صحيحة أولاً، ونعتمد مصطلحات موحدة داخل مجموعات المنتجات بدلاً من الترجمة سطراً بسطر. ونضيف كذلك قاعدة تحقق تمنع إنشاء صنف جديد دون وصف عربي، فلا يعود العمل المتراكم إلى الظهور. وانضباط البيانات الرئيسية نفسه يسند القوائم المالية بالعربية.

قد يبدو القالب صحيحاً للمستشار ولا يناسب الموظف الذي يصدر الفواتير طوال اليوم. لذلك يُراجع التخطيط النهائي مع فريق الفوترة نفسه، ومع عينة من العملاء حيثما أمكن. فالملاحظات الصغيرة، كأن يكون رقم الفاتورة صغيراً جداً في النسخة المطبوعة أو أن يقع حقل مهم في أسفل الصفحة، أيسر إصلاحاً قبل الإطلاق.